Na promoção de um evento, um grupo de pessoas é especialmente importante para cumprir tudo o que você planejou de maneira organizada: os fornecedores.
Não basta que forneçam o serviço contratado, precisam atender suas expectativas e lhe passar confiança no ato da contratação e em especial na entrega. é fundamental ter uma equipe profissional e principalmente experiente.
Um planejamento do que será necessário para a ocasião é essencial, inclusive no aspecto financeiro. Primeiramente precisa ter em mente exatamente o que precisa, levando em consideração a diferença do que você precisa e do que pode pagar! Ao organizar as ideias e as colocar no checklist, saberá exatamente o que precisa, lembrando que o fornecedor lhe trará várias ideias e vale a pena analisar todas, levando em consideração custo x benefício.
Veja sempre seu evento como um investimento e não como custo, saiba exatamente o que precisa para que possa pedir corretamente, na maioria das vezes os erros acontecem por motivos bobos, porém quando a falha existe é possível identificar na maioria dos casos que houve desencontro de informações.
Depois que o checklist estiver pronto, é importante procurar um serviço eficiente e de confiança. Atualmente existe uma diferença considerável nos valores entre fornecedores. Saiba exatamente o que quer e evite desperdícios de tempo, energia e estresse!
Evite contratar apenas pelo preço principalmente, cheque a experiência do fornecedor e pergunte sempre sobre eventos realizados do mesmo perfil que o seu!
Para te ajudar a realizar um evento de sucesso, abaixo algumas dicas para que saiba lidar com tudo o que envolve o universo dos fornecedores. Vem conferir!
Defina bem a tipologia do evento
Parece óbvio mas ao planejar um evento, muita gente não sabe qual tipo de fornecedor é necessário, alguns pesquisam pela internet pedem propostas porém não sabem ao certo o que pedir nem o que está sendo oferecido. Na dúvida, é essencial se ater à natureza e objetivo do seu evento, que irão determinar todos os serviços requeridos para sua realização.
Se a ocasião em jogo é um seminário, por exemplo, um serviço de coffee-break deverá ser considerado. Se é uma festa de confraternização, serviços de local, decoração, buffet, equipamentos, bandas, atrações e recursos humanos entrarão em pauta. Para um evento corporativo os fornecedores podem ser diferentes do que para um evento social, cultural ou esportivo, e assim por diante!
Tenha sempre em mente que a tipologia do evento que você pretende organizar será essencial para que os fornecedores certos sejam contratados.
Pesquise antes de contratar
Existem várias maneiras de encontrar os fornecedores que vão atender as suas demandas específicas e cumprir o objetivo que você planejou para seu evento, a melhor delas é por indicação, essa tática é maravilhosa pois sabe-se que outros clientes foram bem atendidos. Outra opção é pelo contato estabelecido em eventos anteriores, sempre que estiver em um evento já que trabalha com esse segmento, pegue contatos dos fornecedores que estão trabalhando.
A internet é uma excelente aliada nesse momento! Aproveite que muitas empresas têm sites e redes sociais para conhecer quais são as alternativas de prestadores de serviços disponíveis na região, porém, apesar das ferramentas de procura na internet serem ótimas nem sempre são 100% seguras, você pode até chegar ao fornecedor pela internet o que hoje é super natural, mas cheque antes de assinar contratos a experiência do fornecedor com eventos próximos sua realidade.
Você pode, ainda, consultar associações dos setores de serviço que precisa.
Não se esqueça de que você quer e precisa do melhor serviço para a ocasião. Solicite as referências dos fornecedores e analise seu portfólio além da cartela de clientes. Escolher sem conhecer o fornecedor e nem sequer pedir atestados de capacidade técnica ou indicações é muito arriscado e pode comprometer a qualidade do seu evento, pra não falar que pode acabar com ele!
Compare valores, orçamentos e formas de atuação
Após contratar o cerimonialista o ideal para confirmar demais contratos sólidos é solicitar orçamentos de pelo menos 3 empresas para cada segmento do check-list (por exemplo, 3 para equipamentos, 3 para buffets, 3 para decoração e para demais itens).
Fica a dica de que nunca efetue uma contratação antes de comparar preços de serviços similares porém, não contrate unicamente por valores, é essencial solicitar atestado de capacidade técnica de quem estiver sendo avaliado. O barato pode sair muito caro e provavelmente o valor mais alto pode também oferecer mais serviços, é importante checar bem pois também existe a possibilidade de conseguir uma empresa com menor valor
Não se esqueça de considerar, é claro, a qualidade desses serviços. Ela também é item importante na hora das decisões financeiras. Se o melhor for também o mais caro, avalie se vale a pena. Muitas vezes vale. Embora isso possa variar de uma empresa para outra e de um serviço para outro, normalmente os fornecedores que irão trabalhar no evento cobram 50% antes da ocasião e 50% na hora ou na entrega do produto/serviço.
Tenha um planejamento ao lado do seu fornecedor.
Cada fornecedor tem sua expertise, essa experiência é muito valiosa e deve ser explorada ao máximo! Assim que fechar os fornecedores agenda uma reunião estratégica com todos juntos, na maioria das vezes o serviço de um tem alta relação com o outro fornecedor e um depende do outro, como horários, formatos, exigências, eles se complementam e é a união deles que fará seu evento dar certo.
Deixe claro nesse encontro quais são os profissionais responsáveis por cada serviço. Reunir-se antes com cada fornecedor no local previsto para demonstrar qual será a dinâmica da ocasião também é importantíssimo para evitar inconvenientes e mal-entendidos e que não saibam o que está ocorrendo nos bastidores.
Pesquise eventos anteriores realizados
É fundamental que verifique o portifólio de eventos realizados pelos fornecedores. Importante saber quais clientes ele já atendeu que sejam do mesmo perfil que o seu. procure se certificar dos serviços realizados e da experiência que o fornecedor tem.
Tenha atenção no contrato!
Observe atentamente todas as cláusulas contratuais em especial a de cancelamentos e reembolsos. próximo do evento esteja sempre em contato e perceba se está tudo bem, faça reuniões dias antes e observe sempre o comportamento do fornecedor, infelizmente alguns já sumiram na véspera do evento e quando eles demoram para atender ou dão uma sumidinha já é bom se preocupar!
Agende a montagem sempre para o dia anterior ou até 48h dependendo da complexidade do evento, assim caso haja algum imprevisto você terá tempo hábil para sanar as dificuldades e observar bem seu evento pronto, sempre existe reajustes e pode ocorrer inclusive acréscimos. Uma coisa é o projeto e outra coisa é a realidade.
Saiba também o que não está incluso, pois há grandes chances de ser algo importante e que você deverá contratar a parte.
É fundamental ter um cerimonialista experiente, comprometido e responsável com seu evento que vista de fato a camisa da organização e produção, ele irá companhar toda a montagem e entrega dos serviços conforme contrato bem como irá checar cada detalhe dos serviços entregues, no dia do evento o realizador deve estar completamente disponível e descansado para participar efetivamente do evento e dar total atenção aso convidados!
Com essas informações fica mais fácil entender que lidar com fornecedores é uma tarefa imprescindível mas não precisa se tornar uma dor de cabeça. Com um planejamento eficiente e um pouco de pesquisa, você consegue contratar os profissionais mais indicados e promover o evento dos seus sonhos.
é bem importante ir construindo uma planilha com todos os fornecedores da sua confiança e fidelizar quando encontrar um, a melhor coisa que tem é se tornar verdadeiramente parceira de fornecedores responsáveis e eficientes, eles ajudam em tudo na hora de um probleminha e já resolvem logo sem se focar no problema mas sim na rápida solução.
Centralizar em uma boa empresa de assessoria facilita bastante o trabalho de um gestor e da realizadora do evento. O assessor de eventos será o elo entre cliente e fornecedores envolvidos!
por Luane Bittes