Como contratar ótimos fornecedores para seu evento?

Na  promoção de um evento, um grupo de pessoas é especialmente importante  para cumprir tudo o que você planejou de maneira organizada: os  fornecedores.

Não basta que forneçam o serviço contratado, precisam atender suas expectativas e lhe passar confiança no ato da contratação e em especial na entrega. é fundamental ter uma equipe profissional e principalmente experiente. 

Um planejamento do que será necessário para a ocasião é  essencial, inclusive no aspecto financeiro. Primeiramente precisa ter em mente exatamente o que precisa, levando em consideração a diferença do que você precisa e do que pode pagar! Ao organizar as ideias e as colocar no checklist, saberá exatamente o que precisa, lembrando que o fornecedor lhe trará várias ideias e vale a pena analisar todas, levando em consideração custo x benefício.

Veja sempre seu evento como um investimento e não como custo, saiba exatamente o que precisa para que possa pedir corretamente, na maioria das vezes os erros acontecem por motivos bobos, porém quando a falha existe é possível identificar na maioria dos casos que houve desencontro de informações.

Depois que  o checklist estiver pronto, é importante procurar um serviço eficiente e  de confiança. Atualmente existe uma diferença considerável nos valores entre fornecedores. Saiba exatamente o que quer e evite desperdícios de tempo, energia e estresse!

Evite contratar apenas pelo preço principalmente, cheque a experiência do fornecedor e pergunte sempre sobre eventos realizados do mesmo perfil que o seu!

Para  te ajudar a realizar um evento de sucesso, abaixo algumas dicas para que saiba lidar com tudo o que envolve o universo dos fornecedores. Vem  conferir!

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Defina bem a tipologia do evento

Parece  óbvio mas ao planejar um evento, muita gente não sabe qual tipo de  fornecedor é necessário, alguns pesquisam pela internet pedem propostas porém não sabem ao certo o que pedir nem o que está sendo oferecido. Na dúvida, é essencial se ater à natureza e objetivo do  seu evento, que irão determinar todos os serviços requeridos para sua  realização. 

Se a ocasião em jogo é um seminário, por exemplo, um serviço  de coffee-break deverá ser considerado. Se é uma festa de  confraternização, serviços de local, decoração, buffet, equipamentos, bandas, atrações e recursos humanos  entrarão em pauta. Para um evento corporativo os fornecedores podem ser diferentes do que para um evento social, cultural ou esportivo, e assim por diante! 

Tenha sempre em mente que a tipologia do evento que  você pretende organizar será essencial para que os fornecedores certos  sejam contratados.

Pesquise antes de contratar

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Existem várias maneiras de encontrar os fornecedores que vão atender as suas  demandas específicas e cumprir o objetivo que você planejou para seu  evento, a melhor delas é por indicação, essa tática é maravilhosa pois sabe-se que outros clientes foram bem atendidos. Outra opção é pelo contato estabelecido em eventos  anteriores, sempre que estiver em um evento já que trabalha com esse segmento, pegue contatos dos fornecedores que estão trabalhando.  

A internet é uma excelente aliada nesse momento! Aproveite que muitas empresas têm sites e redes sociais para conhecer quais são as alternativas de prestadores de serviços disponíveis na região, porém, apesar das ferramentas de procura na internet serem ótimas nem sempre são 100% seguras, você pode até chegar ao fornecedor pela internet o que hoje é super natural, mas cheque antes de assinar contratos a experiência do fornecedor com eventos próximos sua realidade.

Você pode, ainda, consultar  associações dos setores de serviço que precisa.

Não  se esqueça de que você quer e precisa do melhor serviço para a ocasião.  Solicite as referências dos fornecedores e analise seu portfólio além  da cartela de clientes. Escolher sem conhecer o fornecedor e nem sequer pedir atestados de capacidade técnica ou indicações é muito arriscado e pode  comprometer a qualidade do seu evento, pra não falar que pode acabar com ele!

Compare valores, orçamentos e formas de atuação

Após contratar o cerimonialista o  ideal para confirmar demais contratos sólidos é solicitar orçamentos de pelo menos 3 empresas para cada  segmento do check-list (por exemplo, 3 para equipamentos, 3 para  buffets, 3 para decoração e para demais itens). 

Fica a dica de que nunca  efetue uma contratação antes de comparar preços de serviços similares porém, não contrate unicamente por valores, é essencial solicitar atestado de capacidade técnica de quem estiver sendo avaliado. O barato pode sair muito caro e provavelmente o valor mais alto pode também oferecer mais serviços, é importante checar bem pois também existe a possibilidade de conseguir uma empresa com menor valor 

Não  se esqueça de considerar, é claro, a qualidade desses serviços. Ela  também é item importante na hora das decisões financeiras. Se o melhor  for também o mais caro, avalie se vale a pena. Muitas vezes vale. Embora  isso possa variar de uma empresa para outra e de um serviço para outro,  normalmente os fornecedores que irão trabalhar no evento cobram 50%  antes da ocasião e 50% na hora ou na entrega do produto/serviço.

Tenha um planejamento ao lado do seu fornecedor.

Cada fornecedor tem sua expertise, essa experiência é muito valiosa e deve ser explorada ao máximo! Assim que fechar os fornecedores agenda uma reunião estratégica com todos juntos, na maioria das vezes o serviço de um tem alta relação com o outro fornecedor e um depende do outro, como horários, formatos, exigências, eles se complementam e é a união deles que fará seu evento dar certo. 

Deixe  claro nesse encontro quais são os profissionais responsáveis por cada serviço.  Reunir-se antes com cada fornecedor no local previsto para demonstrar  qual será a dinâmica da ocasião também é importantíssimo para evitar  inconvenientes e mal-entendidos e que não saibam o que está ocorrendo nos bastidores.

Pesquise eventos anteriores realizados  

É fundamental que verifique o portifólio de eventos realizados pelos fornecedores. Importante saber quais clientes ele já atendeu que sejam do mesmo perfil que o seu. procure se certificar dos serviços realizados e da experiência que o fornecedor tem. 

Tenha atenção no contrato!

Observe atentamente todas as cláusulas contratuais em especial a de cancelamentos e reembolsos. próximo do evento esteja sempre em contato e perceba se está tudo bem, faça reuniões dias antes e observe sempre o comportamento do fornecedor, infelizmente alguns já sumiram na véspera do evento e quando eles demoram para atender ou dão uma sumidinha já é bom se preocupar!

Agende a montagem sempre para o dia anterior ou até 48h dependendo da complexidade do evento, assim caso haja algum imprevisto você terá tempo hábil para sanar as dificuldades e observar bem seu evento pronto, sempre existe reajustes e pode ocorrer inclusive acréscimos. Uma coisa é o projeto e outra coisa é a realidade. 

Saiba também o que não está incluso, pois há grandes chances de ser algo importante e que você deverá contratar a parte. 

É fundamental ter um cerimonialista experiente, comprometido e responsável com seu evento que vista de fato a camisa da organização e produção, ele irá companhar toda a montagem e entrega dos serviços conforme contrato bem como irá checar cada detalhe dos serviços entregues, no dia do evento o realizador deve estar completamente disponível e descansado para participar efetivamente do evento e dar total atenção aso convidados!

Com  essas informações fica mais fácil entender que lidar com fornecedores é uma tarefa imprescindível mas não precisa se tornar uma dor de  cabeça. Com  um planejamento eficiente e um pouco de pesquisa, você consegue  contratar os profissionais mais indicados e promover o evento dos seus  sonhos.

é bem importante ir construindo uma planilha com todos os fornecedores da sua confiança e fidelizar quando encontrar um, a melhor coisa que tem é se tornar verdadeiramente parceira de fornecedores responsáveis e eficientes, eles ajudam em tudo na hora de um probleminha e já resolvem logo sem se focar no problema mas sim na rápida solução.

Centralizar em uma boa empresa de assessoria facilita bastante o trabalho de um gestor e da realizadora do evento.  O  assessor de eventos será o elo entre cliente e fornecedores envolvidos!

por Luane Bittes

Publicado: 29 abr, 2020

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conheça a autora

Valéria Amorim

Especializada em comunicação, marketing e eventos, atuante no mercado desde 2008. Transita entre projetos de fomento à cultura, comunicação popular, meio ambiente, direitos humanos e empreendedorismo. Em 2016 fundou a Candiá Produções, uma agência 360º que atua de forma integrada no desenvolvimento de estratégias personalizadas, gerando soluções assertivas e experiências memoráveis para marcas, empresas e organizações. Em 2021 tornou-se Embaixadora Women Techmakers (WTM BR) – programa global do Google para promover a inclusão das mulheres na área da tecnologia, e em 2022 foi certificada como Associada de Marketing Digital Meta – certificação que concede credenciais e reconhece as qualificações e competências dos profissionais de marketing em criar, publicar e monitorar campanhas nos produtos da Meta: Facebook, Messenger for Business e Instagram.

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