Observando os questionamentos de vários clientes e após análises reflexivas com alguns colegas profissionais do ramo percebo nitidamente que o desafio está em alternar “por um tempo” os eventos presenciais para os virtuais. 

Muitas empresas e profissionais já estão nessa boa maré dos eventos virtuais, porém vários outros não observaram ainda que esta tipologia de evento é de altíssima relevância e tem seu valor. Alguns profissionais preferem cair no desespero do que criar alternativas para seu segmento. 

Cabe ao gestor de eventos, cerimonialista ou assessor auxiliar o cliente a criar um bom conceito do evento com um tema atrativo, o gestor auxilia o realizador a definir o layout da ação, seus meios de comunicação, as peças e identidade visual que melhor representará sua marca.

Atualmente em eventos virtuais é necessário e totalmente viável inserir um profissional que será o elo entre participante e realizadores. Os cerimonialistas de plantão precisam estar atentos a oportunidades e auxiliar seus clientes também a encontrarem saídas estratégicas.

Este profissional seguirá algumas ações e fará parte de suas atribuições:

· Elaborar o roteiro e conduzir o evento;

· Realizar a gestão do tempo;

· Distribuir as informações aos participantes fazendo também a gestão dos registros;

· Gestão de comentários: será um elo entre participante e oradores; 

· Auxiliar o orador a organizar as perguntas, se necessário agir inclusive como moderador;

· Estar atento na interação junto aos participantes;

· Coordenar apresentações e falas;

· Fazer a gestão dos oradores, palestrantes, público;

· Assessoria na escolha da melhor plataforma para credenciamento, utilização pelo grupo e envio de certificados;

· O gestor pode oferecer auxílio na escolha de fornecedores e acompanhamento das atividades pertinentes a equipamentos e comunicação do evento, prestando assessoria das melhores opções conforme necessidade do cliente.

· Fechar e abrir os microfones

· Pode ficar responsável por enviar o link para todos os participantes na véspera do evento.

O profissional que auxilia eventos virtuais deve conduzir os testes de áudio e vídeo, acompanhar o evento desde o conceito, estar a par de todo conteúdo, programação e auxiliar na organização de ações interativas.

Para o cliente final, ter alguém dedicado para cada ação já demonstra organização, certamente este profissional terá foco em solucionar qualquer eventualidade estando à disposição do participante e do realizador!

Os gestores juntamente com os realizadores devem estar juntos na definição do objetivo do evento, para que todos estejam a par do conteúdo.

Se você é empresário, palestrante, é colaborador de alguma instituição ou se sente apto a capacitar, treinar e instruir pessoas, aposte nesta ação de marketing, de fato é uma ótima estratégica para unir bons conteúdos e network, a cada dia que passa as pessoas estão se adaptando mais e ações como estas podem se tornar lucrativas!

O evento virtual tem um número muito maior de alcance quando se divulga bem e há um bom tema, claramente também há uma redução de custos e os profissionais que se cadastram de fato se interessam pelo seu tema então é uma lista de contatos muito verdadeira.

Seja gratuito ou pago todos os eventos possuem na sua finalidade uma estratégica envolvida.

Atenção! Será que boas oportunidades estão passando por aí?

Milhares de workshops, cursos, palestras, webinars, shows, lives e vídeo aulas estão ocorrendo no mundo todo! Profissionais de todos os segmentos estão sim se modelando a realidade.

Uma coisa garanto: se bem planejado vai ter público para todo tipo de evento e conteúdos. Há interessados em todos os temas e pode com certeza ter interessados nos SEUS!

Aí vão algumas dicas para você começar! 

Primeiramente tenha um bom objetivo, tema e uma programação rica em conteúdos para seu segmento de atuação;

· Monte uma equipe preparada para lhe auxiliar; 

· Veja qual será a melhor ferramenta a ser utilizada, gratuita ou paga…pesquise! 

· Atenção com a internet, som, luz e suas ferramentas, celular ou computadores; 

· Tenha criatividade, analise de fato o que seu público precisa de você, pergunte a eles inclusive!

· Estabeleça parcerias interessantes, divulgue marcas e ações dos seus parceiros que falam sobre temas para seu segmento.

· Tenha alguém de confiança para te ajudar!

· Experimente! 

Se der errado você testou, mas pode dar muito certo também, cada erro vira um ensinamento! Na maioria das vezes DÁ CERTO!

Por Luane Bittes